세무 기록의 적절한 보관 기간

세금 보고 후에 관련 자료를 얼마나 오랫동안 보관할 것인가의 답은 어떤 문서가 세금보고에 어떻게 사용되었는가에 따라 결정된다. 일반적으로 소득과 공제 항목을 증명할 수 있는 자료들은 세금보고를 한 날로부터 3년 동안 보관해야 한다. 세금 보고가 아주 잘못되었다고 판단되지 않은 이상 국세청이 해당 세금 보고를 감사할 수 있는 법정 시효 기간이 3년이기 때문이다. 다시 말하면 3년이 지난 세금 보고에 대해서는 특별한 경우가 아닌 이상 감사를 하지 않는다.

자산에 관련된 기록은 더 오랫동안 보관해야 한다. 임대 부동산 또는 비즈니스에 사용되는 장비, 가구 같은 자산은 샀을 때 가격을 감가상각을 통해 수년에 나누어 비용처리를 한다. 그리고 과거에 처리한 감가상각비용은 자산을 처분할 때 손익에 영향을 미친다. 그러므로 감가상각의 근거가 되는 구매와 처분 관련 자산 서류는 세금 보고한 후 시점을 기준으로 3년을 보관해야 한다. 그리고 가치가 없어진 증권 (worthless securities)이나 불량 채권(bad debts)으로 손실을 보고했다면 그 해당 기록의 보관 연수는 7년이다.

국세청이 3년 이상 오래된 자료를 요구할 수 있는 경우는 세금 보고의 소득 금액과 감사를 통해 밝혀진 소득 금액에 25% 이상 차이가 있을 때이다. 이런 경우, 세금 보고 감사의 법정 시효가 3년에서 6년으로 늘어난다. 또 세금 보고를 아예 하지 않았거나 세금 보고에 사기성(fraudulent return)이 있다고 밝혀지면 법정 시효는 무한정으로 늘어난다. 이는 세금 보고 자료 또한 그것에 맞게 보관해야 하는 것을 의미한다.

세금 보고서는 지난 일 년 동안 얼마만큼의 소득을 올렸고, 또 어떤 비용을 지출했는가를 기록하는 양식이다. 다양한 종류의 소득과 비용을 세법에 맞게 계산한 후에 그에 해당하는 세금을 국세청과 주 정부에 낸다. 세금 보고서상의 소득, 비용 공제 및 기타 정보는 보고하는 납세자에게 사실 증명에 대한 책임이 있고, 이를 입증 책임(Burden of Proof)이라고 한다. 세금 보고에 사용된 비용 청구서, 영수증, 수표 사본, 혹은 관련된 다른 문서들을 잘 정리하여 보관해야 입증 책임을 이행했다고 할 수 있다. 건강보험 가입 여부에 따른 벌금과 보험료 정부 보조금 내용이 세금 보고에 보고되므로 본인과 가족의 보험 관련 서류 또한 소득과 공제 서류와 같이 보관하는 것이 중요하다. 잘 정리된 기록은 정확한 세금 보고에 도움을 줄 뿐만 아니라 혹시 있을 수 있는 감사에 쉽게 대응할 수 있게 한다.